La factura electrónica obligatoria está a la vuelta de la esquina: de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, será obligatorio expedir factura electrónica cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional:
- En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
- En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.
Está previsto que el reglamento de facturación electrónica se apruebe a lo largo de 2024 por lo que, a efectos prácticos, la factura electrónica supondrá que no podrán confeccionarse las facturas mediante un documento Word o una hoja Excel y luego enviarse por correo electrónico, como muchos negocios y pequeñas empresas venían haciendo hasta ahora, ya que se establecerán diversos requisitos específicos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas, como por ejemplo:
- Que estén emitidas a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado. Esto supone que se establece la obligación de adaptar los sistemas de facturación para emitir y recibir facturas electrónicas a los requisitos del software antifraude introducidos en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, entre el que se encuentra que se podrá rectificar una factura, pero no borrar o alterar su registro informático.
- Que lleven un código alfanumérico identificativo y un código QR.
- Que estén emitidas en un formato accesible para los destinatarios.
Que incluyan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”, un distintivo que garantiza que se cumplen todas las obligaciones tributarias.
¿Cómo funcionará la factura electrónica en España?
El sistema español de factura electrónica B2B estará compuesto por el conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas privadas que cumplan con los requisitos establecidos en el real decreto y por la solución pública de facturación electrónica, que cumplirá la función de repositorio de facturas, y que será gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
La facturación electrónica podrá realizarse mediante plataformas privadas, mediante la solución pública o mediante la combinación de ambas vías. Las empresas y los profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de estas vías.
¿Con la factura electrónica, se «controlará» la fecha de pago o si las facturas “son conformes”?
Sí, la Ley Crea y Crece prevé que se aprueben “los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago”. Con ello, se pretende idear soluciones que faciliten la verificación de qué empresas incumplen las normas anti morosidad.
Para luchar contra la morosidad, los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar al que expida la factura de los siguientes estados de esta:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
- Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados: aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha; pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha; cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
